Mejora Continua

Preguntas frecuentes sobre Indicadores de Gestión

¿Qué es la mejora continua?

Es un proceso permanente y sistemático orientado a fortalecer el desempeño de la Universidad y sus procesos, mediante la identificación de oportunidades, la implementación de acciones y la evaluación de sus resultados.

¿Cuáles son los beneficios de la mejora continua?

• Asegurar la calidad de los servicios.
• Reducir costos, errores y fallas.
• Mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos.
• Incrementar la satisfacción de los usuarios.
• Simplificar y racionalizar procesos y trámites.
• Aumentar la productividad.
• Fortalecer el desempeño de los servidores.
• Optimizar el uso de los recursos.

¿Qué herramientas se utilizan para la resolución de problemas?

Entre las principales herramientas se encuentran:

• Lluvia de ideas.
• Diagrama causa-efecto.
• 5 porqués.
• Diagrama de Pareto.
• Diagrama de dispersión.
• Histograma.
• Gráficos o cartas de control.

¿Cómo se puede implementar la mejora continua en la Universidad?

A través de una cultura institucional orientada a resultados, que promueva el liderazgo, la colaboración, el trabajo en equipo, la identificación de problemas y oportunidades, y la implementación y seguimiento de acciones de mejora.

¿Cuáles son las fuentes para crear planes de mejora en el Sistema de Gestión de Calidad?

Los planes de mejora pueden originarse, entre otras, en las siguientes fuentes:

• Administración del riesgo.
• Análisis de datos e indicadores de gestión.
• Reportes de fallas en la prestación del servicio.
• Auditorías internas y externas.
• Autogestión y autoevaluación.
• Evaluación de la satisfacción de los usuarios.
• Evaluaciones independientes de entes externos.
• Quejas, reclamos y sugerencias.
• Requerimientos derivados de la acreditación institucional y de programas.
• Resultados de la revisión por la dirección.
• Seguimiento y medición de procesos, productos y servicios.
• Situaciones recurrentes o sistemáticas identificadas por los procesos.

¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para aplicar la mejora continua?

• Establecer metas claras, medibles y alcanzables.
• Promover una visión de largo plazo.
• Fomentar el aprendizaje permanente.
• Actuar de manera proactiva.
• Definir y ejecutar planes de mejora.
• Fortalecer el liderazgo.
• Promover una visión compartida.
• Realizar seguimiento y evaluar los resultados.

¿Cuáles son los pasos para la mejora continua?

• Identificación: definir la situación a mejorar, su objetivo, responsable y fuente.
• Análisis de causas: determinar las causas del problema, cuando corresponda.
• Planificación: establecer actividades, responsables, fechas y entregables.
• Ejecución: implementar las acciones y registrar sus avances y evidencias.
• Verificación de la eficacia: evaluar si las acciones implementadas permitieron alcanzar los resultados esperados.

¿Cuáles son los pilares de la mejora continua?

• Continuidad: la mejora es un proceso cíclico y permanente.
• Cultura: debe integrarse en todos los niveles de la organización.
• Liderazgo comprometido: requiere participación activa de los líderes y equipos de trabajo.
• Metas claras: deben establecerse objetivos medibles y alcanzables.
• Ejecución y seguimiento: las acciones deben implementarse, documentarse y monitorearse.
• Ciclo PHVA: planear, hacer, verificar y actuar para mejorar los resultados.Beneficio institucional: las mejoras deben contribuir al fortalecimiento integral de la Universidad.

¿Qué es un plan de mejora?

Es un conjunto de acciones planificadas y sistemáticas que buscan corregir situaciones, prevenir posibles incumplimientos o aprovechar oportunidades para mejorar el desempeño de los procesos y sistemas de gestión.

¿Qué es el ciclo de mejora continua?

Es una metodología cíclica que permite mejorar de manera sistemática los procesos mediante cuatro etapas: Planear, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA).

¿Cómo aplicar la mejora continua?

Mediante un proceso estructurado que permita identificar situaciones susceptibles de mejora, analizar sus causas, implementar acciones y verificar los resultados obtenidos. El ciclo PHVA constituye una metodología de referencia para este propósito.

¿Cuáles son los principios de la mejora continua?

• Retroalimentación: analizar los resultados y aprender de la experiencia.
• Eficiencia: identificar y reducir actividades que no aportan valor.
• Evolución: promover mejoras progresivas y sostenibles en el tiempo.

¿Cuál es el objetivo de un plan de mejora?

Implementar acciones que permitan fortalecer el desempeño de los procesos y sistemas de la Universidad, potenciando sus fortalezas, superando debilidades, aprovechando oportunidades y gestionando los riesgos identificados.

Si alcanzo los resultados esperados, ¿puedo generar planes de mejora?

Sí. La mejora continua no depende exclusivamente de la existencia de incumplimientos. Los procesos pueden identificar nuevas oportunidades de mejora, optimizar sus resultados o adaptarse a cambios en su contexto y en las necesidades de los usuarios y partes interesadas.

 ¿Qué tipo de plan de mejora debo crear cuando identifico una no conformidad o una no conformidad potencial?

Ante una no conformidad, se debe establecer una acción correctiva, realizando el análisis de causas y definiendo acciones orientadas a corregir la situación y evitar su recurrencia.

Ante una no conformidad potencial, se debe establecer una acción preventiva, orientada a identificar y tratar las causas que podrían generar un incumplimiento.

¿Qué tipo de plan debe generarse cuando se presenta una salida no conforme?

Se debe analizar la situación y determinar el tratamiento correspondiente. Cuando exista recurrencia, el tratamiento aplicado no sea eficaz o se genere una afectación continua al proceso o a la institución, puede requerirse una acción correctiva. Cuando se identifique un riesgo de ocurrencia o una posibilidad de mejora, podrán establecerse acciones preventivas u oportunidades de mejora, según corresponda.

¿Qué hacer con las mejoras realizadas que no han sido documentadas?

Se debe recopilar y registrar la información disponible y, cuando corresponda, formalizar el plan de mejora en el aplicativo SoftExpert, con el fin de asegurar la trazabilidad, seguimiento y evidencia de las acciones realizadas en el Sistema de Gestión de Calidad.

¿Cómo saber si un plan de mejora fue eficaz?

Se debe contar con evidencia objetiva que permita verificar si las acciones implementadas alcanzaron los resultados esperados y contribuyeron a solucionar la situación identificada o a mejorar el desempeño del proceso. Esta verificación debe realizarse de acuerdo con los criterios y mecanismos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad.